Deine Aufgaben
Wir sind zum schnellstmöglichen Zeitpunkt auf der Suche nach einer/einem neuen Kollegin/Kollegen, die/der unser Abteilungsteam am Standort Berlin in Vollzeit/40 Stunden pro Woche bereichert, unsere Vision von exzellenter Bildung mitträgt und sich dafür engagiert, das Leben unserer Studierenden und Mitarbeiter*innen positiv zu beeinflussen.
Deine Kernaktivitäten und Verantwortlichkeiten:
- Unterstützung und Entlastung des Executive Chairman: Unterstützung des Executive Chairman im täglichen Geschäftsbetrieb, Sicherstellung effizienter Arbeitsabläufe und Prioritätenmanagement
- Terminkoordination und Kalenderpflege: Effektives Zeitmanagement von Terminen, Koordination von Besprechungen, Sitzungen und weiteren Terminen sowie deren Vor- und Nachbereitung
- Kommunikationsmanagement: Als erste/r Ansprechpartner/in für Interaktionen mit leitenden und wissenschaftlichen Mitarbeitern an regionalen, nationalen und internationalen Bildungseinrichtungen, Berufsverbänden und Partnerzentren fungieren sowie allgemeine proaktive Kommunikation mit Ansprechpartnern und Gestaltung eines effektiven Informationsflusses
- Organisation von Geschäftsreisen: Planung und Buchung der dienstlichen Reisen sowie Erstellung der Reisekostenabrechnungen
- Unterstützung bei der Projektkoordination: Unterstützung des Executive Chairman bei der Koordinierung und Dokumentation verschiedener Projekte
- Erstellung von Auswertungen und Protokollen: Erstellung von Auswertungen und Berichten zu speziellen Fragestellungen zur Vorbereitung von Sitzungen oder als Entscheidungsgrundlage, Teilnahme an Sitzungen und Erstellung der Sitzungsprotokolle
- Übersetzung und Korrespondenz: Übersetzen von Korrespondenz vom Deutschen ins Englische oder umgekehrt, Verschriftlichung von diktierter oder angewiesener Korrespondenz und Verfassen von Mitteilungen im Auftrag des Executive Chairman
- Unterstützung am Lehrstuhl/Professur: Unterstützung bei verschiedenen Aufgaben, u.a. Unterstützung und Koordination von Forschungsprojekten, Mithilfe bei der Vorbereitung und Teilnahme an Veranstaltungen, Tagungen und Kongressen. Bedarfsgerechte Mithilfe bei der Vorbereitung von Vorlesungen und Vorträgen sowie der Erarbeitung von wissenschaftlichen Beiträgen
- Koordinierung mit Ministerien, Senaten, Behörden oder anderen Institutionen: Verwaltung und Koordinierung von Kontakten und Terminen mit Ministerien, Senaten, Behörden oder anderen relevanten Institutionen
- Social Media: Organisation und Verwaltung der Social-Media-Präsenz des Executive Chairman, einschließlich der Erstellung ansprechender Beiträge und Inhalte